Đây là cách Sapo đã giúp mình quản lý hàng tồn kho tiết kiệm 50% nguồn lực

Quản lý hàng tồn kho là nhiệm vụ không thể coi nhẹ của mỗi chủ cửa hàng. Bạn có bán hàng tốt hay không, lợi nhuận thu về nhiều hay ít phụ thuộc rất nhiều vào sự kiểm soát hàng tồn kho. Hàng tồn kho được tính là những mặt hàng có trong kho từ lúc nhập hàng về tới khi xuất hàng khỏi kho. Với những cửa hàng có số lượng ít mặt hàng, quản lý hàng tồn kho không gây quá nhiều khó khăn nhưng với các cửa hàng có lượng hàng hóa nhiều, xuất nhập thường xuyên thì việc quản lý tồn kho một cách khoa học sẽ giúp cửa hàng tránh được rất nhiều rủi ro không đáng có cũng như tiết kiệm đáng kể công sức và thời gian.

Đừng chủ quan tin tưởng tuyệt đối vào bộ óc của mình!

Mình đã từng rơi vào tuyệt vọng khi gặp khó khăn trong kinh doanh chỉ vì không nắm được chính xác trong kho hàng của mình đang còn bao nhiêu loại mặt hàng, mẫu mã mỗi loại số lượng còn bao nhiêu. Thời gian đầu, khi còn có ít mặt hàng mình chủ yếu dùng sổ sách và excel. Lúc ấy gần như mọi thứ sẵn trong đầu và mình luôn tự tin vào “trí nhớ tốt” của bản thân.

Sau đó, mình mở rộng dần các loại mặt hàng khác, đôi khi lấy thêm cái này, bán thêm cái kia nhưng lại không cập nhật vào file excel theo dõi khiến số lượng hàng hóa bị chênh lệch khá nhiều, lúc dư, lúc thiếu. Khách đặt hàng còn thì báo hết mà hàng hết lại báo còn, lại phải cáo lỗi với khách hàng. Dần dần mình có tâm lý luôn hoài nghi về số lượng hàng hóa còn trong kho của mình là như thế nào, mỗi lần khách đặt hàng là lại phải vào kho kiểm lại mặt hàng đó còn hay hết rồi mới dám phản hồi lại cho khách. Rất mất thời gian, lại không được chuyên nghiệp.

Có đôi lần, bên nhà cung cấp đưa ra chương trình khuyến mại mua 1 tặng 1 khi ôm một số lượng nhất định, mình quả thực rất bối rối, không biết là nên ôm loại nào, không nên ôm loại nào và số lượng mình có thể ôm được khoảng bao nhiêu.

Và một thực tế mà mình gặp phải nữa là lúc nào mình cũng bận bịu về những công việc không tên tại cửa hàng, ít thời gian cho gia đình. Mình không an tâm để giao việc bán hàng, kiểm hàng cho nhân viên nên lúc nào cũng phải có mặt tại cửa hàng. Mình nhận ra đó chính là nút thắt khiến mình khó có thể bứt phá được về doanh thu trong khi mình không thể nào thoát ra được đống bùi nhùi các công việc linh tinh, rắc rối.  

Mình bắt đầu tìm hiểu sâu hơn về cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Rồi đầu tư mua phần mềm quản lý bán hàng Sapo để việc quản lý này trở nên chuyên nghiệp hơn. Với chi phí khoảng 5.000 đồng mỗi ngày, Sapo đã giúp mình quản lý cửa hàng nói chung và hàng tồn kho nói riêng một cách rất khoa học và nhanh gọn, tiết kiệm 50% nguồn lực về thời gian, công sức, thậm chí cả tài chính.

Sapo giúp mình quản lý hàng tồn kho như thế nào?

Quản lý hàng tồn kho qua mã vạch – SKU

Với nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh Sapo, hàng hóa sẽ được quản lý theo các loại nhóm không giới hạn sản phẩm. Mỗi một mặt hàng sẽ được quy định một mã riêng biệt, không trùng lặp với những loại mặt hàng khác. Đó chính là mã SKU. Khi đặt mã SKU đúng cách, bạn sẽ đọc được rất nhiều thông tin về một sản phẩm, hỗ trợ nhiều trong quá trình quản lý hàng tồn kho.

Đây là một ví dụ SKU của 1 sản phẩm đinh sắt mình thấy rất chi tiết. Bạn nên học hỏi để tạo SKU cho từng sản phẩm tại cửa hàng của bạn nhé.

Với Sapo, bạn có thể tự đặt SKU riêng cho các sản phẩm. Nếu bạn không đặt, Sapo sẽ tự sinh ra 1 mã SKU thay thế để không bị  trùng lặp với các sản phẩm khác. Việc quản lý hàng hóa theo mã SKU của Sapo như thế này sẽ giúp cho bạn kiểm soát số lượng, tìm kiếm hàng hóa dễ dàng và chính xác, chi tiết đến từng sản phẩm có hình dạng, kích thước, màu sắc khác nhau.

Quản lý số liệu xuất – nhập – tồn chính xác

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của một phần mềm quản lý bán hàng đó là quản lý hàng tồn kho mỗi khi xuất hàng và nhập hàng để chủ shop nắm bắt được hiện tại mỗi mặt hàng còn bao nhiêu, tổng giá trị tồn kho biến động như thế nào.

Với mỗi sản phẩm, bạn có thể nắm chi tiết được về giá nhập, giá bán buôn, giá bán lẻ, hàng có thể bán, hàng đang về, hàng đang giao, hàng tồn kho. Trong đó, hàng có thể bán là số lượng hàng hiện tại có trong kho trừ đi những đơn đặt hàng chưa được xử lý. Một số loại phần mềm quản lý bán hàng khác không có chi tiết tới số lượng hàng có thể bán mà chỉ có hàng tồn kho. Như vậy sẽ gây rắc rối cho người bán hàng ở một số trường hợp như đơn khách đã đặt nhưng chưa xử lý, xuất kho nên hàng tồn kho chưa được trừ.

Khi nhập hàng, bạn sẽ dễ dàng tạo đơn nhập trên Sapo nhanh chóng, sau đó sẽ theo dõi, cập nhật về trạng thái chi tiết như Chờ nhập hàng, đã nhận hóa đơn hay chưa, đã thanh toán hay chưa, đã nhập vào kho chưa hay phải xuất trả nhà cung cấp và xuất trả số lượng bao nhiêu.

Khi tạo đơn hàng tại POS hoặc nhận đơn hàng từ các kênh online như website, Facebook, sàn TMĐT,…, bạn sẽ nhìn thấy trực quan về số lượng hàng tồn kho có thể bán của từng sản phẩm trên mỗi đơn hàng. Bạn sẽ không phải quay trở lại thông tin của từng sản phẩm để xem sản phẩm đó còn hay hết nữa.

Khi tạo đơn hoặc có đơn hàng online, bạn có thể nhìn thấy luôn số lượng hàng có thể bán trên đơn

Sapo quản lý chi tiết sản phẩm đến từng mã SKU nên số lượng của từng mặt hàng cũng sẽ được cập nhật trên phần mềm theo thời gian thực sau mỗi khi nhập hàng hoặc xuất hàng, tránh thất thoát hàng hóa hay nhân viên gian lận.

Với Sapo, bạn còn có thể chuyển hàng lưu động giữa các chi nhánh một cách dễ dàng và nhanh chóng. Hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng cho từng chi nhánh khi bạn tạo phiếu chuyển hàng.

Tìm hàng chỉ là chuyện nhỏ, kiểm hàng tồn kho cũng hết sức đơn giản

Trong kho và cửa hàng của bạn thường sẽ có rất nhiều các loại mặt hàng khác nhau. Mỗi khi có đơn hàng, bạn sẽ tìm mặt hàng đó như thế nào? Đừng nói với mình rằng bạn phải lục tung lên hoặc nhốn nhác đi hỏi nhau nha. Bạn biết rồi đó, khách hàng không thích phải chờ đợi và bạn chắc cũng không muốn phải mất thì giờ bới đống hàng đúng không? Vì vậy, việc sắp xếp hàng hóa khoa học để tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng rất quan trọng. Trên Sapo, mỗi sản phẩm sẽ có trường thông tin điểm lưu kho để bạn có thể dễ dàng quản lý vị trí của từng loại sản phẩm. Khi có đơn, bạn chỉ cần in hướng dẫn đóng gói trong đó có thông tin về số lượng, mặt hàng và vị trí lưu kho cho từng đơn hàng hoặc nhiều đơn hàng 1 lúc để nhân viên đi nhặt hàng tương ứng là xong.

Điền thông tin điểm lưu kho cho từng loại sản phẩm

Phiếu hướng dẫn đóng gói có thông tin, vị trí của từng loại măt hàng trong đơn hàng

Bên cạnh xuất kho, kiểm kho là một công việc chiếm rất nhiều thời gian của shop. Có khi phải dành ra nguyên một ngày đóng cửa chỉ để kiểm hàng. Người thì kiểm số lượng, người thì ghi chép, đối chiếu, so sánh… sau đó lại mất công ngồi cập nhật lại số lượng hàng tồn kho cũ, ghi chú về lý do. Với Sapo, công tác kiểm kho trở nên đơn giản hơn rất nhiều khi mà người kiểm hàng chỉ cần đếm số lượng và nhập lượng sau điều chỉnh vào phiếu kiểm hàng online và llựa chọn lý do tăng hoặc giảm số lượng. Kho hàng sẽ tự động cập nhật cân bằng lại số lượng và giúp chủ shop nắm được từng lý do hụt hoặc tăng lượng hàng tồn kho như hàng bị hư hỏng, hao mòn, hàng bị trả lại, chuyển hàng, sản xuất sản phẩm….

Từng phiếu kiểm hàng sẽ được lưu trữ trên Sapo, bạn hoàn toàn có thể xem lại để biết những mặt hàng nào đã được kiểm, số lượng ra sao, thâm hụt thế nào, nguyên nhân là gì và từng phiếu sẽ có trạng thái như Đã kiểm hàng (đã hoàn thành cân bằng kho) hay đang kiểm hàng.

Theo dõi trạng thái của từng phiếu kiểm hàng

Báo cáo tồn kho thông minh

Sapo có thế mạnh về mảng báo cáo thông minh về bán hàng nói chung và về hàng tồn kho nói riêng.

Báo cáo kho tổng quan của Sapo

Ở đây, bạn sẽ nắm được số lượng tồn kho, giá trị tồn kho của cả hệ thống cũng như của từng chi nhánh, từng sản phẩm.

Báo cáo chi tiết hơn đó là báo cáo về xuất nhập tồn và sổ kho sẽ cho bạn biết về số lượng hàng nhập, số lượng hàng xuất cũng như giá trị hàng nhập, giá trị hàng xuất theo từng thời kỳ, giai đoạn. Kèm theo đó sẽ là chi tiết từng hoạt động xuất, nhập hàng của cửa hàng có mã chứng từ để dễ dàng đối chiếu, so sánh.

Báo cáo sổ kho chi tiết của Sapo

Sẽ đơn giản hơn rất nhiều khi bạn nắm bắt được lịch sử tồn kho theo từng giai đoạn, thời gian như thế này nhằm dự đoán nhu cầu của khách hàng tùy vào từng giai đoạn khác nhau để quyết định nhập hàng chính xác.

Sapo còn cho phép bạn tự đặt ra một định mức số lượng tồn kho tối thiểu và tối đa với từng loại mặt hàng. Báo cáo tồn kho định mức tối thiểu và tối đa sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc có nên nhập bổ sung hàng hay cần xả kho theo từng loại mặt hàng khác nhau. Nhờ đó, giảm thiểu tình trạng có mặt hàng “cháy hàng”, không có hàng bán cho khách, có mặt hàng thì tồn kho quá nhiều, vốn ứ đọng lớn.

Một trong những điểm đặc biệt trong phần báo cáo của Sapo so với các phần mềm quản lý bán hàng khác trên thị trường đó là Sapo có hệ thống báo cáo sâu, có tính định hướng thông minh. Trong quản lý kho có một loại báo cáo sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc chủ động nhập hàng với từng sản phẩm theo các tiêu chí khác nhau. Ví dụ, bạn muốn gợi ý nhập hàng theo tiêu chí bán chạy trong khoảng thời gian nhất định. Sapo sẽ đưa ra gợi ý nhập hàng với số lượng tương ứng cho từng sản phẩm dựa vào mức độ bán chạy và tần suất bán được của sản phẩm đó. Căn cứ vào đây, bạn sẽ có thể đưa ra quyết định nhanh gọn hơn khi có ý định nhập hàng.

Quản lý trên điện thoại di động dễ dàng

Sapo có ứng dụng trên điện thoại để bạn dễ dàng quản lý, theo dõi về hàng tồn kho của cửa hàng dù đang ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào. Chỉ với chiếc điện thoại, bạn không nhất thiết phải có mặt tại cửa hàng, bạn vẫn có thể xem chi tiết về luồng xuất-nhập-tồn, báo cáo hàng tồn kho và đưa ra quyết định trong việc nhập – xuất hàng. Chỉ cần tải ứng dụng Sapo trên kho ứng dụng của điện thoại về là dùng được luôn.

Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc kinh doanh của bạn. Chắc chắn rồi, bạn sẽ không thể bán hàng tốt nếu như không nắm được hiện tại trong kho của mình đang có bao nhiêu loại mặt hàng, mỗi mặt hàng có số lượng bao nhiêu, sức tiêu thụ ra sao. Có không ít người kinh doanh thất bại không phải vì không bán được hàng mà do không biết cách quản lý cửa hàng. Sapo sẽ là lựa chọn thông minh cho những cửa hàng coi trọng việc quản lý như bạn.

Trên đây là những gì Sapo giúp mình quản lý hàng tồn kho, còn bạn, bạn đang quản lý hàng tồn kho của mình như thế nào?

Let's block ads! (Why?)